Come cambiare gestionale immobiliare senza perdere dati: la guida al passaggio

In breve: cambiare gestionale immobiliare fa paura soprattutto per tre motivi: perdere i dati, fermare il lavoro e dover rimparare tutto. Con il metodo giusto però il passaggio è ordinato:

1. si verificano i dati da portare;

2. si esportano dal vecchio software;

3. si importano nel nuovo;

4. si collegano i portali;

5. si forma il team.

Con Arcanis Immobiliare il setup e l'importazione li fa il nostro team, e l'agenzia è operativa in massimo 15 giorni.

Quando conviene cambiare gestionale

È il momento di valutare un nuovo gestionale quando:

• paghi più strumenti separati per sito, social, email marketing, WhatsApp e stima degli immobili;

• il costo cresce a ogni nuovo agente perché il prezzo è per utente;

• i lead restano senza risposta fuori orario o nei weekend;

• le funzioni che ti servono sono solo nelle versioni più costose;

• i contatti vivono sui telefoni degli agenti e non nel gestionale;

• l'assistenza è lenta o passa solo da ticket ed email.

Cosa verificare prima di cambiare

1. La scadenza del contratto attuale. Controlla durata, rinnovo automatico e preavviso di disdetta, per non pagare due software insieme più del necessario.

2. Come esportare i dati. Verifica in che formato il gestionale attuale permette di scaricare contatti, immobili e documenti.

3. Cosa vuoi portare. Contatti, immobili attivi, richieste, storico, documenti: decidi cosa serve davvero e cosa è il momento di ripulire.

4. Cosa include il nuovo gestionale. Setup, importazione dei dati e formazione sono compresi o si pagano a parte?

5. I tempi. Quanto serve per tornare pienamente operativi?

Il passaggio in 5 fasi

1. Esportazione dei dati

Dal vecchio gestionale si esportano contatti, immobili e, dove possibile, richieste e documenti, di solito in file Excel o CSV. Se il software lo permette, conviene esportare anche lo storico delle trattative.

2. Pulizia

È l'occasione per eliminare doppioni, contatti non più validi e immobili venduti da anni. Un database pulito funziona meglio da subito.

3. Importazione

I dati vengono importati nel nuovo gestionale e collegati tra loro: ogni contatto con le sue richieste, ogni immobile con i suoi documenti.

4. Collegamento dei portali

Il nuovo gestionale viene collegato ai portali immobiliari, così gli annunci si aggiornano dal nuovo sistema e le richieste arrivano lì.

5. Configurazione e formazione

Utenti e permessi, calendari, automazioni, WhatsApp aziendale. Poi la formazione del team, per lavorare con il nuovo sistema dal primo giorno.

Gli errori da evitare

• Cambiare nel periodo di massimo lavoro, senza un piano.

• Importare tutto senza pulire, portandosi dietro anni di dati inutili.

• Lasciare attivi due sistemi a lungo, con i dati che si dividono tra vecchio e nuovo.

• Saltare la formazione: un gestionale usato a metà non porta risultati.

• Non verificare l'esportazione prima di disdire il vecchio software.

Come funziona il passaggio ad Arcanis Immobiliare

Con Arcanis Immobiliare il passaggio lo seguiamo noi:

• Demo sul tuo caso reale prima di decidere

• Importazione di contatti e immobili compresa nel setup, senza reinserire le schede a mano

• Import dell'intero portafoglio da Idealista direttamente dall'account dell'agenzia

• Integrazione via API con i principali portali immobiliari, in tempo reale

• Configurazione completa: utenti e permessi, calendari, automazioni, WhatsApp aziendale

• 3 videochiamate dedicate e agenzia operativa in massimo 15 giorni

• Assistenza su WhatsApp con tecnici italiani, per tutta la durata del rapporto

• Esportazione completa dei dati in qualsiasi momento, in formato aperto: i dati restano sempre dell'agenzia

E tanto altro, tutto in un unico piano a 127 € al mese, circa 4 € al giorno, con utenti illimitati. Scopri tutte le funzioni di Arcanis Immobiliare.

Domande frequenti

Si perdono i dati cambiando gestionale immobiliare?
No, se il passaggio è fatto con metodo: esportazione dal vecchio gestionale, pulizia e importazione nel nuovo. Con Arcanis Immobiliare l'importazione di contatti e immobili è compresa nel setup.

Quanto tempo serve per cambiare gestionale?
Dipende dal software e dalla quantità di dati. Con Arcanis Immobiliare l'agenzia è operativa in massimo 15 giorni, con 3 videochiamate dedicate.

Come si esportano i dati dal vecchio gestionale?
La maggior parte dei gestionali permette di esportare contatti e immobili in file Excel o CSV. Conviene verificare le modalità prima di disdire il contratto. Durante il passaggio ad Arcanis Immobiliare ti aiutiamo a recuperarli.

Devo reinserire tutti gli immobili a mano?
No. Contatti e immobili vengono importati durante il setup. Se pubblichi su Idealista, possiamo importare l'intero portafoglio direttamente dal tuo account.

Quando conviene cambiare gestionale immobiliare?
Quando paghi più strumenti separati, il costo cresce a ogni nuovo agente, i lead restano senza risposta, le funzioni che ti servono sono nelle versioni più costose o l'assistenza è lenta.

Se un giorno volessi lasciare Arcanis Immobiliare, posso portare via i miei dati?
Sì. Puoi esportare tutti i dati della tua agenzia in qualsiasi momento, in formato aperto e non criptato.

Prenota la tua demo

Stai pensando di cambiare gestionale? Prenota una demo gratuita di 30 minuti: ti mostriamo Arcanis Immobiliare sul caso reale della tua agenzia e ti spieghiamo come portare tutti i tuoi dati.

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